原创《文档一体化管理对机关档案工作的影响》：本论文为免费优秀的关于机关档案工作论文范文资料，可用于相关论文写作参考。
1文档一体化对机关归档工作带来的影响
随着机关办公自动化进程,电子文件的大量产生,带来如何解决纸质档案与其对应的电子文件归档的问题.1983年国家档案局制定的《机关档案工作条例》第十三条规定,机关文书部门或业务部门一般应在第二年上半年向档案部门移交档案（指的主要是纸质文件归档）,而按国家档案局2003年下发的《电子公文归档管理暂行办法》第六条规定,电子公文一般应在*完毕后即时向机关档案部门归档,实行实时归档（主要指电子文件归档）,这归档时间的不一致将带来什么样的困难?《电子公文归档管理暂行办法》第七条规定,电子公文形成单位必须将具有永久和长期保存价值的电子公文,制成纸质公文与原电子公文的存储载体一同归档,并使两者建立互联.这就要求纸质公文与原电子公文两者之间建立互联,也就是说它们应具有统一的档案编号,通过机关办公自动化系统导入档案管理系统下的电子档案与机关档案室归档的纸质档案应具有同一个档号.但它们因归档时间要求的不同,带来了整理上的困难,如何解决纸质档案与电子档案档号一一对应的问题呢?如果按第二年上半年向档案部门移交档案,会造成归档时间过长,积压大量的电子公文无法编号、归档整理及提供借阅利用；若按电子公文一般应在*完毕后即时向机关档案部门归档,先行整理、编号,第二年再整理纸质文件,又存在纸质文件的编号必须与电子公文的档号一致造成工作量大和整理难的问题.
2在“双套制”下如何解决纸质与电子档案的归档
要解决这个矛盾,本文认为电子公文可以实行实时归档,先行整理,而纸质文件的归档则应改变过去的做法,执行文件*完毕一个月后集中向机关档案室归档,这样归档的文件数量有限,便于实现纸质文件的整理、编号与电子公文的整理、编号一一对应.
鉴于电子文件的法律地位有待确定,目前机关文件材料归档时,一般采用电子文件与纸质文件并存的原则,即“双套制”,依据2003年下发的《电子公文归档管理暂行办法》第七条规定,电子公文形成单位必须将具有永久和长期保存价值的电子公文,制成纸质公文与原电子公文的存储载体一同归档.2006年国家档案局令第8号《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》第六条规定,机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种.定期一般分为30年、10年.同时废止了1987年颁发的《国家档案局关于机关档案保管期限的规定》把机关文书档案划分为永久、长期、短期三种保管期限的做法.这将对今后机关档案工作及文档一体化管理带来影响和提出一些亟待解决的问题.首先,尽快重新修订《档案法》,对具有永久保存价值的电子文件,制作具有法律地位的规定.其次,执行电子文件与纸质文件并存的原则,即“双套制”的范围和标准,若对机关档案不分保管期限全部实行双套管理,既增加了档案人员工作量,又占用了多余的物力和财力,建议对机关文书档案只限于永久、定期30年的电子公文同时保存纸质文件,定期10年的不再保存纸质文件；对机关其他门类的档案具有永久和长期保存价值的电子公文同时保存纸质文件,短期可以不保存.最后,如何解决同一份文件重复归档问题,比如,《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》第七条规定,永久保管的文书档案主要包括：本机关机构演变、人事任免等文件材料；上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料等范围的文件材料,以我们河南油田为例,这些文件在局里作为永久保存,其他二级机关也保存与之有关联的文件并划为永久保存,到若干年后进馆时就存在同一份文件重复归档的问题,本文认为在实现档案管理在同一个管理平台下运行,实行网络化管理的新形势下,可以创新管理模式,适当降低重复文件的保管期限,避免出现同一份文件重复归档的问题,既减少了档案人员的工作量,又节省了物力、财力和馆藏结构的优化及库房的成分利用.
（作者单位：河南南阳油田地质录井公司来稿日期：2012-10-18）
机关档案工作论文参考资料：
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