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关于档案管理论文范文资料 与企业档案管理信息化探析有关论文参考文献

版权:原创标记原创 主题:档案管理范文 科目:毕业论文 2024-02-10

《企业档案管理信息化探析》:本文关于档案管理论文范文,可以做为相关论文参考文献,与写作提纲思路参考。

【摘 要】本文通过对企业档案信息化管理中存在的问题进行分析,结合自身企业的特点和情况,提出档案管理信息化建设的思路和方法,以便更好地为企业的发展提供动力,更好地服务于企业.

【关键词】企业;档案管理;信息化;建设

随着互联网+时代的不断发展,以计算机应用技术为主体的档案管理信息化已经在各级各类档案管理系统中广泛地应用.企业档案管理的信息化是企业档案工作适应信息社会和互联网社会的要求,也是建立完善的档案管理工作的必然要求.企业档案管理信息化建设能实现企业档案管理的规范和标准,不断提高企业的管理水平.但是从目前实际情况看,作为基层企业单位,由于受到多种条件的制约,企业档案管理信息化利用的广度和深度远远没有达到预期的要求.

一、企业档案管理信息化目前面临的主要问题

一是档案管理信息化在思想认识上相对匮乏.当提到档案管理信息化时,不少企业认为把档案资料输入电脑中就标志着企业进入信息化管理了,其实不然.企业每件事情要大力推广,和领导的高度重视是分不开的,但目前大部分中小型企业的领导没有认识到档案管理信息化建设的重要性,经费上不予支持,使企业档案信息化建设进程缓慢.

二是企业档案管理信息化基础设施落后.一方面,企业档案信息化软件还不能适应本行业的性质、特点、职能不同的档案资源信息管理的要求.当前,档案管理软件品种繁多,也都具有公文管理、档案立卷、编目、检索、查询和统计等一般性功能,有的软件不适合企业档案管理,对文书档案比较适用,而对科技档案适用性较差,设计中忽视企业档案资源信息开发和利用的管理软件,如档案管理软件安全性差、速度慢等问题,还未开发出能充分使档案工作适应本行业发展需要的企业档案管理软件.另一方面,企业档案资源信息化存储技术相对落后,阻碍了企业档案资源信息化建设进程,档案管理部门基础设施较差,缺少专门的磁介质档案存储设备,数字档案对设备的依赖性较强,给电子文件和电子档案管理带来了很多难以解决的问题.数字化文件的收集、管理不同于传统的纸质文件收集归档,数字化档案的收集手段还不够规范.

三是企业档案管理人员信息化能力不足.目前,企业档案人员素质无法完全适应信息技术的发展.随着互联网+时代的到来,信息技术的成熟和普及,数据标准化工作的完善以及办公自动化设备的应用,新载体形态方式的公文将大幅增加,机读型、缩微型、视听型档案资源大量涌现.这些变化深刻影响着档案工作队伍结构及档案人员知识结构的变化,对档案人员素质提出了更高的要求.

四是企业信息化经费投入不足.档案信息的数字化、网络化,管理服务的现代化,已成为当前档案事业发展的方向.档案工作要赶上时代的步伐,就必须加大投入,预先研究,更新设备和技术,吸引高素质人才.而目前各单位对此重视不够,投入不足,经费问题成为制约档案工作发展的一大因素.

二、企业档案管理信息化的意义

企业档案管理信息化是社会发展的产物,企业档案管理朝着信息化的方向发展无论是对企业的发展,还是适应社会的发展趋势都有深远的意义,将会给企业的发展提供不竭的动力.

一是有利于保护档案原件.企业档案信息化管理可以利用信息化的手段将档案原件扫描到计算机,然后以电子文件的方式分类、管理和保存,避免了档案原件的损坏,同时大大降低了档案原件丢失的风险,使档案原件管理起来更加的方便、可靠.

二是有利于档案文件的归档.以往档案的管理模式,过于繁琐,需要管理者通过手工工作来整理档案和制作目录,这样耗费了管理者大量的精力和时间,并且容易造成一些错误,改动信息的时候更会引起一连串的连锁反应,很花费时间.信息化的管理方式就可以避免这个问题,只需要管理者利用计算机进行一些指令操作即可完成操作,大大节省了时间,也提高了工作的质量和效率.

三是有利于档案的整理和共享.一些职业部门查阅档案,要经过很复杂的工序,需要领导的同意才能到档案部门进行查阅,查阅可能要往返档案部门多次,过程相当的繁琐.如果企业的档案管理信息化,完全可以利用局域网进行档案的共享,给予需要查阅档案的部门一定的阅读权限,就能完全避免这种情况的发生.

四是使档案的检索更加方便.以前检索档案,主要利用档案管理者之前指定的目录进行检索,查询档案时相当的费力,而且一旦原有的管理者调离或者辞职,新的管理者一时之间可能很难适应原来管理者所制定的目录,这样就会造成检索档案的时候速度很慢,费时费力,也达不到预期的效果.档案管理信息化,利用计算机里的目录对档案进行检索,更加的迅速也更准确,而管理者指定的目录也大体相同,很利于检索.检索时,会大大提高档案管理者的工作效率.

三、档案管理信息化建设的主要途径

企业档案信息化管理是为企业和社会提供高质量、高效率档案信息的一个综合型系统工程,需要协调同步建设相关配套实施,才能实现企业档案管理的信息化工程.

一是配备统一的管理设备实现计算机在档案部门的全覆盖.要为企业档案发展提供快、准、全的档案信息,目前互联网时代给我们提供了一个强有力的工具.利用计算机档案管理系统可实现档案自动编目和检索、档案自动全文存储和检索、档案业务工作管理、计算机辅助立卷、档案自动标引,以及文档一体化管理等.因此,只有实现统一型号、统一规格的计算机全面覆盖,才能为企业档案管理实现信息化提供硬件保障.采用高容量的存储载体,利用计算机的磁盘存储系统和光盘存储系统,特别是光盘存储系统,可以解决档案信息存储难的问题.采用高容量的存储载体不但可减轻管理人员的工作量,而且能提高档案工作效率.

二是建设复合型的管理队伍,提高档案管理人员的信息化意识.档案的信息化管理不仅需要大量的信息处理、分析和研究人员,数据库生产和维护人员,计算机软件、硬件人才,而且对档案工作人员自身知识的补充和更新提出了更高的要求.因此,单一的人员结构已不能满足档案工作现代化的需要.企业档案管理部门在进行档案信息化管理的同时,还应建立起一支既有较高的档案业务素质,又有对各种信息资源进行综合分析的能力,熟练掌握计算机信息管理操作系统,能以最快的传递速度,将丰富的信息资源通过信息通道传递给用户的高水平的档案信息开发队伍.档案管理人员还应立*职工作,强化自我学习意识,积极参和信息化教育培训,不断更新专业知识,提高自身的业务素质和工作水平,提高档案管理人员信息化工作技能.企业档案管理部门还要有计划地对本系统的档案管理人员进行信息化技能培训,紧跟时 展的潮流,适应社会发展需要,学习档案管理的新技术、新方法,提高档案管理水平,实现档案管理现代化和信息化.

三是做好企业档案信息资源整合.把企业历史记录数字化,有效接收、整合新的信息资源,实现统一管理、将显性、隐性知识挖掘出来,完成静态档案向动态信息的转变;搭建统一的软件平台,使有价值的信息资源永久珍存,提高企业生产、经营、基建、科研、管理工作的效率和质量,为档案信息化的实际开展做出科学的定位.

总之,企业档案信息化管理作为企业管理的重要组成部分,已经取得了一定的成效.但是,面对扑面而来的信息化浪潮及政务信息公开的大趋势,企业档案管理部门也不得不进一步思考如何改变其管理模式,以更好地服务于企业.因此,要立足现在,着眼未来,积极创造条件,充分利用先进技术和手段探索企业档案资源信息化建设的新途径、新方法,推进档案资源信息化建设进程,促进档案事业持续健康快速发展,为加快企业又好又快发展服务.

参考文献:

[1]李国民.企业档案信息化建设中存在的问题及其对策[J].档案.2011(05).

[2]马晓梅.电子信息时代如何加强档案信息化建设[J].电子世界.2013(22).

[3]沈彦.企业档案电子化管理存在的问题和解决方法[J].企业导报.2010(3).

档案管理论文参考资料:

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结论:企业档案管理信息化探析为适合档案管理论文写作的大学硕士及相关本科毕业论文,相关人才交流中心档案管理开题报告范文和学术职称论文参考文献下载。

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