原创《计算机技术在文件和档案管理中应用》：关于免费档案管理论文范文在这里免费下载与阅读,为您的档案管理相关论文写作提供资料。
摘 要：档案工作中有一个不可或缺的一部分,那就是文书档案管理,因此它只能不停的向前发展才能适应这瞬息万变的社会.现在,一个新的发展契机摆在了中国的文书档案管理工作面前,传统的人工管理被信息化化的管理方式所取代,通过信息化的管理方式,人工管理方式中的许多问题都变得迎刃而解,本文着重介绍了根据计算机技术在企业现行文件和档案管理中应用的环节、功能及运作的不同划分的三大阶段.
关键词：信息化；档案管理；建设；问题应对
企业现行文件和档案管理应用计算机技术的历程,不仅记录着企业现行文件和档案规范化、系统化管理的轨迹,而且反映着企业经营管理和产品开发信息化的进程.根据计算机技术在企业现行文件和档案管理中应用的环节、功能及运作的不同,可以把其划分为以下三大阶段：
1 现行文件和档案管理分别应用计算机技术阶段
现行文件应用计算机技术源于企业管理信息系统（MIS的建立,什么是MIS,解释不一.虽然各自的文字表述不尽相同,但有两点内涵是共同的,即其一,管理信息系统的建立是依托于企业管理职能系统,并为之服务.它一般都先从会计核算电算化开始,应用商品化的会计软件管理帐务、应收和应付帐款及固定资产核算.在会计核算电算化的基础上完成财务管理电算化,运用计算机辅助完成财务分析和编制财务计划.随后,把计算机技术扩展到采购、销售、库存及人事管理.运用计算机实现财务管理及这些管理在数据上的一体化处理,极大地提高了企业管理的效率.最后,再把计算机技术运用于生产管理,实现生产计划编制和生产指挥调度的计算机化；其二,管理信息系统的职能主要是对正在形成的现行信息进行收集、加工及处理.
现行文件应用计算机技术是现代企业加强各项管理所需要的,是企业管理运用计算机技术的直接体现和必然结果.
档案管理应用计算机技术主要是用于档案整编、检索、统计及借阅等业务职能.主要包括：其一,用计算機编制档案检索工具.以著录项目组成档案机读目录数据库,然后按不同的要求,利用库内数据自动编制案卷目录、专题目录、分类目录等；其二,用计算机进行档案检索.按照档案著录项目中所标识的内容特征和形式特征,检索出符合不同利用者要求的档案目录及其原件；其三,用计算机对档案管理中形成的各种数据或情况,包括入库和出库数量、库存空间占有率,档案调阅、归还等进行登记和统计.
总之,在计算机技术应用于企业管理之初,现行文件和档案是各自分别运用计算机技术解决原由手工操作的各项文件管理工作.
2 现行文件和档案管理综合应用计算机技术阶段
由于现行文件和档案管理是具有承继联系的密不可分的两个阶段,所以任何一阶段应用计算机技术不仅会对另一阶段的工作带来影响,而且其系统功能的发挥也受制于另一阶段的工作状况.因此,为了实现现行文件和档案管理不同阶段文献信息资源的共享和交换,减少数据的重复输入,规范各系统的数据接口,就需要加强现行文件和档案管理综合应用计算机技术的研究,开发文档管理一体化系统软件.目前,一些企业已经自行开发或购买了文档管理一体化系统软件,进行现行文件和档案管理的综合化管理.
第二阶段不同于第一阶段的特点和难点在于,现行文件和档案自动化管理子系统之间的接口.现在各企业应用的文档管理一体化系统软件在其结构设计和功能上不尽相同.
不管企业应用的现行文件和档案计算机管理系统软件的结构和功能有怎样的差异,但它们基本上都是遵循现行文件和档案手工管理的程序和方法.计算机技术的应用仅是使原有手工管理更加规范化、系统化及效率化,并未对现行文件和档案管理基本理论产生根本影响.
3 电子文件阶段
从机读文件到电子文件不仅仅是概念叫法的变化,而是标志着计算机技术应用于文件管理的不同发展阶段.弄清这两个阶段的差异,有助于深入认识电子文件的形成和管理特点.两者的主要区别在于以下四方面：
其一,生成环境.机读文件中的关键词是“机读”,即“能够由计算机输入装置读出的”文件.所谓“读”包括两层含义：第一,通常指信息从一个存储区读到另一个存储区；第二,从某一形式的记录媒体,如磁带读出信息.可见,复制和识别是机读文件的主要特点.在这一阶段,计算机读出的文件不是由计算机制成的,它源于纸质文件的输入.和机读文件不同,电子文件则包括在计算机上直接生成的文件.它是企业管理和科技开发信息化的产物,是研究和应用CIMS的必然结果.
其二,管理模式.机读文件的管理模式是模拟现行文件和档案手工管理的程序和方法,因此对原有现行文件和档案管理体系的影响是非本质性的.而电子文件的管理模式不是建立在独立的现行文件和档案的管理体系基础上,它是建立在管理手段和现代信息技术的高度结合的基础上.它要按照现代企业管理、科技开发及生产的要求重组管理体系,根据电子文件形成和作用的特点划分管理程序和方法.
其三,存在形式.机读文件的存在形式一般为磁带、磁盘及光盘等有形介质.而电子文件的存在形式则不仅包括有形介质,还可以是网络上传递的代码序列.
其四,管理者的构成.在机读文件阶段,纸质文件管理者是文献信息管理者构成的主体,而且文献信息管理者是独立的群体.而在电子文件阶段,电子文件信息管理、开发人员和载体维护人员将是文献信息管理者的构成主体,但文献信息管理者将不再是独立的群体,文献信息管理者已不能独立承担起文献信息管理职能.文献信息管理系统功能的发挥将取决于文献信息管理者、企业管理及技术开发人员的有机结合和共同努力.
综上可见,从机读文件到电子文件概念的发展演变,体现着管理信息和科技信息、现行信息和历史信息、动态信息和固态信息的高度集合.
参考文献
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作者简介
孙悦（1984-）,男,河北唐山人,本科,主要从档案管理研究.
档案管理论文参考资料：
结论：计算机技术在文件和档案管理中应用为关于本文可作为相关专业档案管理论文写作研究的大学硕士与本科毕业论文人才交流中心档案管理论文开题报告范文和职称论文参考文献资料。
