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摘 要：本文通过分析档案工作的现状,档案工作中存在的隐患问题,就缺乏外动力、自身认识不足、工作创造性不强、工作内容重复性大导致惰性强等问题提出应从不断学习,勤于思考,完善自我,通过专业交流培训 ,搭建平台制造机遇,档案人才队伍的建设,建立任职资格体系等方法手段去提升档案管理人员的业务水平和工作能力.
关键词：档案管理人员；能力；提升
1 人才队伍建设的必要性
随着社会的变化的日新月异,尤其是 [2014]15号文件《关于加强和改进新形式下档案工作的意见》颁布后,档案工作内容越来越丰富,地位越来越高.同时,由于信息化迅猛发展,檔案管理模式也不断变化、不断更新,对档案管理人员的能力也有了新的要求.从目前档案管理工作的现状看来,档案管理人员的能力还不能完全适应这种新模式和新变化,档案管理队伍建设、提升档案管理人员的能力是必不可少的.
档案管理人员的工作实质就是把有价值的资料及时收集、整理和保管形成档案,有效地提供给用户使用.在大数据时代,很多纸质文档都已经变成了电子文件,档案管理人员能否顺利地收集到完整、真实、有效的档案,又能否以最合理、高效的方式提供利用,这和档案管理人员的能力、档案队伍的整体素质密切相关.因此进行档案管理队伍建设、提高档案管理人员的能力,对于做好档案管理工作为科研生产提供有力保障.
2 档案管理队伍的潜在隐患
2.1 档案管理人员知识水平老化
传统的档案管理模式大多比较简单,多依赖手工操作,缺现代化信息技术的支撑,而在信息化的今天,档案工作实现数字化管理是必然的趋势,也只有实现档案管理同现代技术的有机结合,档案管理工作才能实现自身突破走上良性发展的轨道.由传统模式向现代数字化管控模式转换,需要档案管理人员具备一定的信息化的能力,对于大多数档案管理人员而言,是一件比较困难的事情,因为对于档案管理人员来讲专业的不同是很大的问题.
2.2 外部环境因素导致动力不足
档案工作由于本身职能的特点,在单位里往往被边缘化,容易被人所忽视.对于管理、研制生产流程中文件档案的积累、移交不是很重视,造成很多有价值的文件档案流失,而每当档案人员提出归档要求时,他们能够找出种种理由推脱,或是归档的文件不完整.在没有更有效的解决方法下,档案人员只能通过反复地开协调会督促他们归档,但往往效果不理想.长期看不到成绩的归档工作导致档案人员麻木疲惫,最终失去了能力提升的愿望,严重的更是影响了前进的动力.
2.3 档案管理人员自身认知不足
在被忽视的同时,档案管理人员在倦怠的工作中,缺乏对自己能力的认知,或是已适应了周而复始的工作内容进入了麻木的状态,不愿意再去奋斗,不愿意再去思考如何改进工作方法,潜能只能被静静地被封存,他人甚至自己并不认知.
2.4 大量且重复性工作性质决定了不思进取的状态
档案室是单位各类文件保管存贮的地方.各种各样的红头公文、技术文件、生产跟踪册、实物等大量的类型各异的文件需要进行整理、录入、上架管理,每天档案人员都得面对大量的工作内容,无暇去顾及如何提高效率,提升质量,从此也就放松了对自己的要求,只是盲目地去应对工作,失去了自身能力的提升机会.
3 解决措施
3.1 不断学习,勤于思考,完善自我
当今,随着社会现代化快速的发展,新环境、新理念、新知识层出不穷,作为一名档案管理人员,面临的是各个领域的新情况、新问题.新系统上线后,在新环境下产生的文件如何管控、归档、提供利用,数字化审批流程下的文件如何发放受控等等新的知识、新的问题源源不断,催生出“能力危机”、“本领恐慌”.在这种局面下,档案人员只能不断地学习新知识,掌握新领域下的新本领,开阔新思路,才能牢牢抓住工作的主动权,更好地为用户提供更优质的服务,胜任本职工作.“学而不思则罔,思而不学则殆”,加强学习,要在思考上大下功夫,只有把认真学习和勤于思考结合起来,把各种知识融会贯通,进而转换成个人的本领,自身能力才可能不断地提升.
3.2 专业培训、交流是提升档案管理人员能力水平行之有效的方法
档案人员平日的工作量已经很大,他们往往只注重了日常传统的工作,忽视了新理念、前沿知识的学习和积累.如今是信息化大数据的时代,随着信息量的突飞猛增,再用传统的理念和手段管理文件档案已经赶不上时代的步伐.传统的档案管理中凸显出很多问题,比如档案人员工作量的成倍增长,档案数量成倍的增长导致库房面积不断的紧缺等问题已经迫在眉睫,成为文件档案管理的瓶颈.要想突破瓶颈,靠增加档案管理人员,增加档案库房面积,不仅不可能也不治本.那么就要寻求另一种手段、方式解决,数字化档案室的建设成为解决这一问题的有效、可行、必要的方法.将传统纸质的文件档案变成数字档案可以使以上问题迎刃而解.
实现数字档案室建设的必要条件就是要档案人员具备一些信息化管理的理念和基本知识,需要清楚在档案管理中如何提出合理的需求,如何配合开发人员实现系统的建设以及信息系统的有效使用,要求档案人员的工作能力和管理水平随着时代的进步而不断的提升.
有效快速的方法就是不断对档案人员进行进阶式培训.针对工作中实际遇到的具体问题、疑惑进行培训组织交流,不仅能够使他们在日常工作中不断了解、掌握前沿知识,还能够将在档案管理中的好的经验、实用的方法相互传递,使得档案管理人员的管理水平迅速提高.
3.3 搭建平台制造机遇为档案管理人员营造氛围
机遇和挑战并存,困难和收获同在.机遇是成功的关键,不要小看任何的机会.记得有一个故事,有一只小鹰,从小跟着鸡群一起长大,不用为寻水觅食而奔波,小鹰也一直认为自己是一只不会飞的小鸡.直到有一天,小鹰从悬崖上掉下去,就在急速坠落的过程中,它扑棱扑棱翅膀,在坠地前竟突然飞起来了.这个故事充分说明了,在平庸的生活中,无所事事,平平淡淡,人自身的潜能只能被静静地封闭在深处,不显现,不被人（包括本人）所发现,只有在遇到困难、遇到问题,在外力的推动下潜能才被激发出来,才凸显,所以机遇 、外动力甚至可以说困难、险境是自身潜能量充分凸显的关键.让自己面对更多的挑战,承担更多的任务,才能有机会有可能在困难、在险境中得到成长、能力得到提高.制造机遇搭建平台为档案人员创建能够发展的环境就显得尤为重要,寻求更多的机会、搭建更多的平台为档案人员创建更多能力提升的条件.
3.4 团队的建设成就决定了个人能力的提升
相互影响、相互帮衬、相互激发是档案管理人员能力提高的有效方法之一,团队的能量是不容忽视的.一只蚂蚁的力量微乎其微,但一群蚂蚁能吃掉比它自身大千万倍的牛,这是我们小时候都听过的故事.一个优秀的团队所能发挥的能力不是团队每个成员能力简单的叠加,其能量远远大于每个队员能量之和.团队蕴含能量高低跟团队建设的成效息息相关.成员之间的和谐（指成员间的相互理解、相互信任、相互包容、相互激发）程度高,加之共同压力、目标的外动力驱动下产生的团队能量才是最大的.团队建设成功了,每个成员的能力自然也就随之提升了.
总之,在内力和外力的共同的驱使下,档案管理人员能力的提升是要从根本上重视自身的潜能的挖掘,在不断学习思考的同时承揽更多的任务,在问题和解决问题的过程中不断成长.
作者简介
黄波（1969-）,女 ,学士学位,副研究馆员,档案管理岗位,北京精密机电控制设备研究所信息中心.
潜能论文参考资料：
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