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摘要：档案管理是企业管理的重要内容,对企业的经营过程、市场定位和营销策略起着重要的指导作用.在未来的发展过程中,企业可以参考过去的商业档案来制定未来的发展路线.在企业工作中,档案管理尤为重要.如何做好档案管理也成为档案管理者需要考虑的重要问题,因此,本文对如何做好企业档案管理工作进行了探讨.

关键词：企业；档案管理；探讨；工作企业

档案管理是一项细致、耐心的工作.对档案管理员来说,这项工作一点也不能粗心.如果你想把这项工作做好,你必须掌握相应的管理技能.档案分类是一项重要的工作,相关的技能是一定需要具备的.本文给出了档案分类的几个实例,并对档案分类和管理技术进行了探讨.

1档案分类

1.1以行业分类的技巧

以朝阳镇为例,按产业分类可分为计划生育、林业、农牧业、水利等行业.这些业务部门可以作为档案管理的基础.可以对文件进行分类和存储.每个行业都可以细分,如计划生育可以分为育龄人口档案、药品分发档案、计划生育内出生档案、非法计划生育档案等；林业也可以分为退耕还林档案、防沙防沙档案、林政档案等,农业档案也可以分为档案档案.土地基础资料、土地管理档案、土地纠纷档案等.牲畜档案也可分为基本情况档案、工程档案等；水利档案也可分为水利防沙档案、小流域管理档案等.这种分类方法的优点是档案属于行业分类.能使各个行业的档案有序,没有档案正常混搭的现象.这些档案的管理基本相同,需要各部门都有自己的档案室、档案柜,由相应的部门档案管理人员进行管理.

1.2以密级分类的技巧

档案可以根据其分类等级分为最高机密档案、普通档案和公共档案.最高机密文件是指对有权威人士开放的文件,只有少数人可以查看和访问这些最高机密文件,只有相关人员才能接受检查.访问时,管理人员绝对不能给无关人员查看、访问,即使检查、查阅,也有严格的程序,这样就可以记录问题,这样的档案一般都涉及国家机密,朝阳镇这样的档案很少,但也不是没有的.一般来说,档案并不像最高机密文件那么严格,但是如果你想检查和访问它们,你也需要严格的程序.这类文件可以检查.存取范围很大,一般都是林业、农业、水利等各种行业的档案.公开档案,是指对公众开放的档案,人人有权查阅文件,如公文,如退耕还林公告、畜牧围栏的出版等,这些档案都是对外办公档案,必须公开才有意义.

1.3以专用对象分类的技巧

以朝阳镇为例,一是提供给镇里的,专门给一些书记看的档案,二是提供给镇里的镇长,有时他们也需要查看这些档案,三是提供给镇里人大主席查看的档案,四是提供给一些群众或者同志们查看的档案.这些分类的文件一般都是书面文件.这种分类的优点是档案的性质是明确的,标准是达到所提供人员的满意程度.

2完善企业档案管理工作的方法

针对目前企业档案管理中存在的问题,要做好企业档案管理工作,必须寻求解决问题的办法.鉴于此,笔者提出了以下建议.

2.1加强对企业档案管理工作的重视

做好企业档案管理工作,必须引起足够的重视.在企业中,企业的领导者有最高的发言权.因此,一个企业能否加强档案管理的重要性,取决于企业领导是否认识到企业档案管理的重要性.企业领导只有对档案管理给予足够的重视,才能投入更多的精力、财力和人力资源,才能促进档案事业的更好发展.在企业档案管理中,有关管理人员应取得一定的成效,使领导能够看到档案管理在企业会议或企业考核中的重要作用；其次,有关企业领导也要提高自身的知识水平,对档案管理的过程和地位有一定的了解.对待工作,不仅要着眼于眼前的利益,还要着眼于未来.档案管理可能在一个企业的发展中纯在感不大,但是又无法避免它的产生和存在,不过它的影响是潜移默化的,在平时工作中不常体现,直到需要用到了又觉得非它不行,这些档案都是例年的精华所在,所以做好管理是非常有必要的.本文考察了档案管理在企业经济发展过程中的重要作用,并重视档案管理的经济价值.

2.2建立健全企业档案的管理制度

企业档案管理系统的建立必须是健全的,只有这样安全管理工作才能顺利进行,因此,要想使企业档案管理系统更好地发展,就必须有完善的管理体系.档案管理过程和相关管理程序比较复杂.因此,在开发管理系统的过程中,首先要根据企业的特点,并根据各个方面的档案管理要求和特点进行开发.管理体制要切合实际,企业档案的分类、登记、保管和出借要有明确的管理制度和约束条件,明确对职工的管理责任,并对档案丢失的缺陷进行相应的处罚,按照相关的管理制度在贷款人档案中进行处理；而应制定明确的出借条例,做好贷款工作.信息登记,并应及时归还贷款.如果借入文件的过程被损坏或丢失,借款人需要承担相应的责任.并在建立了相关的管理制度后,将其应用于实践中,使我们能够在档案工作中不断的健全和完善.对待每一项工作都有做到有法可依,有例可循,只有这样才能让工作做到最好,如果保是单纯的依托于表面,而不去实行它,这样是做不成功的.每一项制度一定要严格执行,不可流于表面,不然,制度也失去了它原本的意义.

2.3建立健全档案管理评估体系

对企业档案管理,企业领导应及时进行评估.企业档案管理日常工作的重要组成部分之一是企业经营,企业在对经济营销状况进行阶段性评估,以及全方面总结的同时,也要对档案管理工作的范围进行评估.根据档案管理工作的特点,制定相关规章制度.评估过程中,发现档案管理中存在的问题,并在会议中讨论问题,找出相应的解决办法,避免积压问题和在风险管理方面的问题.档案管理看似不起眼,但对于一个企业的发展,一个企业的未来,都有着至关重要的作用,將档案管理做好,做成功无疑是锦上添花的.

参考文献

[1]盛蓉.浅谈如何做好企业档案管理工作[J].同煤科技,2014（02）.

[2]李凌青.浅析如何做好新形势下企业档案管理工作[J].黑龙江档案,2014（04）.

作者简介

黄小册（1985-）,女,福建泉州,汉族,本科,档案学,馆员,研究方向：档案管理

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