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内容摘 要：纪要作为一种应用文体,属于《党政机关公文处理工作条例》所列的15种常用公文之一.纪要的写作主要应把握三个要领：一是纪实中抓要点,二是内容上善取舍,三是结构上巧布局.
关键词：应用文 会议纪要 写作要领
会议纪要属于应用文中的公文文体,又称“纪要”,2012年 和国务院 联合发布的《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）仍将其列入15种主要公文之中,明确指出“纪要适用于记载会议主要情况和议定事项”,它作为一种常用的会议公文,我们在写作中如何把握其要领呢?
一、纪实中抓要点
会议纪要是各机关、单位根据会议记录和会议文件综合整理而成的反映会议基本精神和主要信息的纪实性公文.“纪要”的“纪”字在古汉语中有两个义项,一是通“记载”的“记”,二是整理头绪的意思；“纪要”的“要”字指的就是要点、重要内容、主要事项的意思.由此可知,纪要就是应当纪其实、概其要.
那么,在写作过程中,我们如何根据会议记录和会议文件进行整理加工,如何真实地反映会议的重要信息呢?这就要求我们在据实记载的基础上能够抓住要点.
首先要明确什么是会议的要点,我们可以先来看一看全球著名的英特尔公司是怎样要求会议的召集者和参加者抓住会议要点的.在他们公司的会议室墙上悬挂着标题为《问问你自己》的会议规则.其中对参加者提出的问题就有：“你知道本次会议的目的吗?”“你是否拿到了会议议程?”“你参加会议的任务是什么?”“你知道要把会议结果向谁传达和怎样传达吗?”而对召集者提出的问题则有：“会议需要做什么决定?”“会后谁需要知道这项决定?”这是英特尔公司的做法.[1]而这些问题对于会议纪要的撰稿人来说,在下笔之前必须要了然于胸.
可见,在写作中我们应当抓住的要点,就是会议主旨、研究议题、讨论意见和议决事项等,这些关键信息是纪要的重要组成部分.
请看下面的例文在把握要点、记载会议概况方面的得失：这篇纪要的题目是《全国文物拍卖管理工作座谈会会议纪要》.[2] 开头的第一自然段是这样写的：“2011年1月11日,国家文物局召开全国文物拍卖管理工作座谈会.来自全国24个省、自治区、直辖市文物行政部门的负责同志,以及商务部、海关总署、国家工商行政管理总局、北京市工商局有关同志参加了会议.国家文物局副局长宋新潮出席会议并作了重要讲话.”这一段介绍会议概况,交代了会议的具体时间,说明出席会议的人员构成情况,其中重点介绍了“国家文物局副局长宋新潮出席会议并作了重要讲话”.这些文字内容所反映的会议信息仅有会议时间,但没有会议地点,我们只能推测大致是在北京,仅有出席会议的人员构成情况和国家文物局领导的信息,但没有会议主持人的信息.这一段作为会议概况的介绍,总体采用概括略写的方法是比较合适的,但在会议要点的把握上存在缺漏,记载的会议基本信息不够完整,特别是未能对会议的议题进行提炼和概括,虽然这篇纪要的标题和开头第一句之中都有会议名称的信息,我们可以由此推断会议内容是“文物拍卖管理工作”,但它不能替代会议议题的介绍.
在纪要的写作中,如果因为想要概括略写而造成会议重要信息的遗漏是不可取的.这就要求撰稿人的文字表达应有相当的概括力.譬如,我们经常可以看到纪要里写着“会议听取了××汇报”,接着又是“会议听取了××汇报”,其实,“会议听取了××汇报”只是会议研究讨论某一议题的第一个步骤,之后还有和会人员发言、会议主持人小结等程序,所以仅用“听取等汇报”来表达,就词不达意、以偏概全了.
二、内容上善取舍
会议纪要的内容,不能像会议记录那样全程实录,而应围绕会议的要点处理好材料的剪裁取舍问题.有人把剪裁取舍比作挑拣水果,是很形象的,一大筐水果可以分成最优的“佳果”,一般的“衬果”和差劲的“弃果”,在挑拣时通过分类进行取舍.同样道理,撰写会议纪要,在综合梳理会议记录、会议文件和其他相关材料的时候也要进行分类,从而相应地采取精写、略写和不写的处理办法.属于会议要点的内容应当精写.如会议主旨、讨论意见和议决事项都要经过归纳和提炼才能形成,文字表达要求精要、精准、精练.对于会议概况、会议议题等内容往往进行概括略写.而对于偏离议题、内容重复的发言则可以舍弃不写.
下面的一篇纪要在剪裁取舍方面值得借鉴：这篇纪要的题目是《关于上海港下放问题的会议纪要》,[3]会上议定的八个具体问题是文章的主体部分和重心所在.第一个问题是有关管理体制的改革,只写了一句话“从一九八六年一月一日起,上海港实行交通部和上海市人民政府双重领导,以上海市为主的管理体制”,概括略写,惜墨如金,既精要又精准.第二个问题是“会议一致同意对上海港原则上实行‘以港养港’的财务管理制度”,这里不惜笔墨,把“以港养港”的具体措施说明得清清楚楚,特别是其中有关“年度利润包干”的做法,更是不厌其详地精确表述“年度利润包干基数”的依据、数额、扣减因素等操作细节.虽然篇幅很长,但语言简练精准,没有空泛的冗余的文字.通篇来看,整个文章只是记载会议的概况、主旨和议定事项,而不去反映会议的具体过程,始终围绕着会议的要点对会议材料和信息进行归纳概括和剪裁加工,这样的处理可谓取舍得当.
三、结构上巧布局
会议纪要的写作,在结构布局上讲究巧妙合理,其实就是寻求一种最佳的反映会议情况的表达方式.写作中通常可以根据会议的不同类型,采用不同的结构形式：
第一种是集中概述式.根据会议进程,将会议基本精神、研究议题、讨论意见、决定事项等进行梳理和提炼,加以综合概述.这种写法多用于研究问题比较集中,讨论意见相对一致的小型会议.例如《关于上海港下放问题的会议纪要》,虽然议定了八个具体问题,但中心议题只有一个,这就是上海港管理权限下放的问题.此外,在运用这种集中概述的形式时,常常使用“会议认为等”、“会议指出等”、“会议强调等”“会议要求等”等句式提领一个语段.
第二种是分条归纳式.有些工作会议或研讨会议涉及内容较广,将会议研究讨论的内容和议定的事项归纳成几个方面,依次分条陈述.这种写法常见于内容相对复杂或大中型会议的纪要.例如宁夏石嘴山市大武口区政府2012年8月2日《政府常务会议纪要第75号》,文中所记载的会议规模虽然不大,但是讨论研究的内容涉及十五个方面,因而采用条目归纳式,逐一进行简要的陈述和说明.
第三种是发言摘 要式.将和会者的讨论意见按议题顺序或发言次序进行整理,摘其要点,反映出来,以求真实全面地记载会上讨论的情况和和会者各自不同的意见.这种写法多用于座谈会纪要和学术讨论会纪要.例如《江南大学深入学习实践科学发展观活动领导小组第5次会议纪要》（江大委会纪〔2009〕6号）,它的内容是,出席会议的学校领导围绕江南大学“怎样建设特色鲜明的高水平”大学的主题展开讨论,就“特色鲜明的高水平大学”的内涵各抒己见.这份会议纪要采用的就是发言摘 要式的结构方式,将校领导班子每个成员的发言提炼成要点,按职位顺序逐一加以记载.值得注意的是,写作中要避免照抄照搬会议记录,毕竟记录和纪要是有区别的,提要性和选择性是发言摘 要式写法的关键所在.由此也可以看出文章的结构总是为其内容服务的.
参考文献
[1]赵启正《在同一世界——面对外国人101题》,辽宁教育出版社2007年版.
[2]国家文物局《全国文物拍卖管理工作座谈会会议纪要》,办博函〔2011〕78号.
[3]国务院 《关于上海港下放问题的会议纪要》,国办发〔1986〕7号.
（作者介绍：陈平,江南大学人文学院副教授）
会议纪要论文参考资料：
结论：会议纪要写作为关于对写作会议纪要论文范文与课题研究的大学硕士、相关本科毕业论文会议记录app论文开题报告范文和相关文献综述及职称论文参考文献资料下载有帮助。
