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摘要：工程档案的编制是工程建设活动中的一项重要内容,是工程质量控制的关键环节,是提高工程质量的重要手段.本文论述了工程档案管理的重要意义,分析了现阶段我国工程档案管理中存在的问题并提出了相应的应对措施,以供同行参考.

关键词：工程项目；工程档案；竣工验收

建设工程档案是工程建设的真实记录,揭示了工程实施中每一个环节的实际状况,它直接反映了工程建设活动的过程和成果.工程档案是工程建设不可或缺的重要组成部分,是建设工程内在质量和工程验收的重要依据,也是检验工程建设质量问题的法律凭证.建筑工程档案收集的是否齐全、完整,内容是否准确,会给施工质量、进度和项目竣工后运行、改造、扩建以及设备的维修、管理带来重要影响.因此,做好建设工程档案管理工作具有非常重要的作用.

一、工程档案管理的重要意义

工程档案是在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录.它包括设计图纸、科技档案、文书档案、声像档案等等.在工程项目中,工程档案资料是在工程管理和工程建设过程中所保存的记录施工过程的各项基本的材料.建设工程档案是建设工程质量的直接反映,工程质量应该以建设工程档案为依据进行评价；工程档案可以反映工程建设的全过程,是查询信息的原始依据,维护企业的合法权益.当工程出现安全质量问题时,可通过调取原项目档案,查阅当时工程原始资料,找出问题所在,如果没有工程档案,或者工程档案不准确、不完整,对工程档案不充分利用,那么企业将蒙受巨大的损失.另外,工程档案记载了工程科技人员的工程技术、工程经验,作为企业建设成果的直接载体,工程档案是积累企业建设经验,进行企业建设技术储备的手段.由于工程档案的重要作用,国家档案验收案局于2006年制定的《重大建设项目档案验收办法》中把档案验收规定为专项验收的一个非常重要的组成部分,并入了建设项目的竣工验收程序,明文规定了工程必须要进行档案验收这一环节,给建设档案管理提出了要求.因此,做好工程档案资料的管理,也是提高企业信誉,加强企业竞争力的重要手段.

二、现阶段工程档案管理存在的问题

1.存在重建设,轻档案的思想.一直以来施工企业在工程建设中更注重工程施工的进度,对工程建设几乎倾注了全部的时间和精力,然而对于工程技术材料却没有给予重视,轻视文件资料的管理,从根本上讲并没有把档案管理提到正常工作范围.

2.工程档案的收集不及时不真实.由于工程档案形成时间长,涉及的部门多,工程人员档案意识参差不齐,工程档案的收集不及时不真实的情况经常发生.比如不按程序施工,先施工后补资料；资料收集整理不及时,竣工验收时补造资料；相关人员签字不齐全或代签字等现象,都会造成资料不准确不真实,影响工程档案的查考价值和凭证价值.

3.工程档案管理人员素质不高.有关资料表明,工程建设资料档案管理人员一般都是非工程专业的人员进行管理,缺乏专业的知识,档案部门工作人员素质不高,难以适应重点工程档案管理工作的需要.另外,有的工程单位,一个档案人员从事多个工程项目档案编制,往往容易造成档案管理的混乱.

三、提高工程档案管理的有效措施

1.增强工程单位全员的档案管理意识.要想增强施工企业全员的档案管理意识,必须加大贯彻执行《档案法》及国家有关档案工作法规、政策的宣传力度.从而使各级领导和广大员工都认识到《档案法》是每个公民必须执行和遵守的法律责任与义务,都必须用它来约束自己的行为.另一方面,从国家档案局到各级档案管理部门,都应加强对本地区贯彻执行《档案法》的执法检查力度.

2.建立健全档案管理的规章制度.建立一套行之有效的工程档案管理的制度或方法,是保证工程档案质量的必要环节.只有健全的规章制度,才能使工程档案的收集工作有章可循,才能按照统一的规范协调一致地发展.施工企业只有结合工程档案管理的实际需要,制定出一系列切实可行的规章制度、标准要求、执行办法,去规范整个工程档案管理的各项业务工作.工程项目开工之前,应在工程部门建立档案责任制,明确收集、整理、移交所主办的工程档案材料的职责,并按规定管理工程档案,确保档案既符合工作进程,又符合档案管理工作要求.

3.实行全程跟踪的档案管理模式.全程跟踪的管理模式,实际上就是国家关于基本建设项目的档案管理工作与项目建设要实行同步规定的具体体现,它也是针对工程档案不及时不准确不真实的管理给工程档案管理带来的种种弊端而提出的.施工建设阶段是工程实体实施阶段,做好该阶段的档案质量控制是促进建设项目实体质量的关键.工程档案是随着工程建设的发展逐步形成的,这些档案一旦形成,它的完整、准确、系统就已经是客观存在的了,要保证这种客观性,必须坚持档案与工程建设同步进行,使应归档的文件材料及时归档.工作中还应该注意要确保各项记录的真实性；要确保各项记录的有效性和完整性；加强电子文档管理,确保其数据安全；同时,档案管理人员要与工程技术人员通力合作,来共同做好工程的档案工作.

4.不断提高管理人员业务素质.工程档案的编制是工程建设活动中的一项重要内容,所编制的工程档案是工程竣工验收的重要依据,必须有专职的工程档案人员编制并保管.编制的工程档案必须符合中华人民共和国国家标准《建设工程文件归档整理规范》的有关规定.档案人员只有首先明确其工作职责和责任范围,按照工程档案编制有关的要求,从事工程档案编制,做到有据可寻,有法可依.另外,重点工程档案管理,要把不同门类、不同专业的工程技术资料及不同载体的档案材料组合成一个分类科学、组卷合理、联系紧密而又查找方便的项目工程竣工档案,这就要求有一批业务素质高、又有系统控制知识的复合型人才.因此,必须不断提高档案管理人员的业务素质,提高档案的管理水平.

四、结语

建设工程档案是对整个过程的真实记录和完整链接,加强工程档案工作是为了规范管理,同时也是防患于未然.它所涉及的专业知识信息量大、范围广、工作量大,这要求工程技术人员不仅懂工程建设技术,也要了解一些档案知识.作为工程档案管理人员,我们必须科学依据工程的实际,充分考虑到工程不同阶段对档案管理工作的不同要求,通过系统、细致的收集、整理和归档、保管工作,使工程档案发挥出重要的作用.

参考文献：

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[3]马俊龙. 论工程质量与工程档案之间的关系[J].山西建筑, 2009,35（26）： 194-195.

作者简介：杨海霞（1973-）女,四川简阳人,政工师,研究方向：科技档案管理.

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