原创《职业院校档案管理信息化》：关于免费档案管理论文范文在这里免费下载与阅读,为您的档案管理相关论文写作提供资料。
【摘 要】本文重点论述职业院校现今档案管理所存在的问题以及加强档案管理信息化建设的必要性,并给出了促进档案管理信息化建设的可行举措,希望能为广大档案工作者提供借鉴.
【关键词】职业院校；档案管理信息化；方法
学校档案记录了学校发展至今的整个过程,是学校领导、教职工及学生劳动和智慧的写照,是评估学院教学工作质量,评价科研成果,考核教师、专业技术人员以及编写校史的重要依据,具有十分重要的凭证和参考作用,直接对学校的原始记录资料进行收集、整理、保管、利用等,这为档案工作者提出了更高要求.面对大数据,档案工作者应如何做好档案信息化管理工作呢,需引起我们深入思考.
一、 现有档案管理方式所存问题
（一）未认识到档案管理的重要性,管理欠缺规范性.目前,不少院校普遍存在着对档案管理不够重视,管理欠规范等问题,认为档案管理工作就是简单的收集、管理等日常性事务,只要保证不丢失、不泄密、可查阅资料即可.档案信息资源开发力度不足,档案利用率较低.在档案管理上存在档号不规范,案卷标题不规范,过去的老档案检索工具欠齐全、组卷混乱等问题.
（二）档案管理人员缺少专业知识培训,能力欠缺,专业素质不高.目前,一般单位都有专职或*档案员,不少从业者均未经过正式的档案专业知识培训,业务能力较差,现有的文化程度和专业素养根本无法满足新时期档案管理深层次性和专业性发展需要,导致部分归档材料不全面,各单位的档案材料收集、整理工作落实不到位.
（三）档案信息检索效率低下.档案信息检索方式包括人员手工检索及计算机检索两种.由于档案室硬件设施不齐全,使得传统的手工检索仍占较大比重.但手工检索速度慢、检索信息量相当小,不利于档案开发、利用.部分院校档案部门虽编制出了多样化检索工具,但却存有“求多不求精”的情况,反而降低了服务质量.
二、档案管理工作数字信息化的必要性
（一）档案管理信息化提高了工作效率.若实现档案管理信息化,档案人员则可从繁杂的手工劳动中解脱出来,利用节省下来的时间进行档案收集及档案编研工作,可增强档案管理工作效率.此外,档案管理信息化可实现网络上权限共享,利用者可在计算机上查阅相关档案信息资料,这也极大的提升了工作质量和工作效率.
（二）档案数字化管理让档案工作更规范化、标准化.计算机安装上档案管理软件后,就可以把归档的档案资料进行扫描、挂接后存储在计算机里,档案利用者可以在计算机上方便查阅（要设置一定的权限）,档案员查档时只需在电脑上查询,可使纸质档案变为“死档案活信息”,为相关领导、师生等提供更优质的服务.如此档案室不单单充当档案保管部门的角色,也充当着单位内部信息中心的角色.通常情况下单位形成的档案整理时间需一年,而这一年内档案在二次利用上的要求相当高,在档案利用上需先登记,后从大量档案内查找,此过程容易造成档案资料的损坏,且一份档案在同一时间段仅可由一人借阅,待他人借阅结束后才可续借,也就直接影响了档案利用效率.档案管理信息化后,必将能够更好的利用档案资源,提高工作效率.
（三）社会快速发展形势下体现出的需求性.档案实行信息化可避免档案损坏、丢失,仅依靠手工方式来收集更多档案资料,借阅实体档案容易导致过多档案信息丢失和损坏,计算机管理则可避免重要档案信息资料丢失和损坏,构成较完整的档案信息网络体系.纸质实体无法形成信息网络,在档案统计、管理等环节中存在诸多不便,降低了工作效率.但档案信息化建设可让立档单位建构较完整的档案信息化网络,形成单位电子信息资源中心,增强档案员工作效率,让我们更好地跟上时 展步伐.档案管理信息化后,查阅、利用等所有环节均可在网络上进行,可打破时间、空间限制,增强工作效率.
三、档案管理数字信息化推进举措
档案信息化需和学校信息化同步,学校档案应满足信息化需求,将电子文件进行科学保管.信息化的飞跃式发展对档案管理部门提出新要求.现今,档案信息化建设中,仍有档案部门不懂的专业性知识,尤其是设计资源管理系统、信息管理系统等内容.基于此,档案部门应迎难而上,全面参和学校信息化建设,让档案管理成为学校信息化的主要组成部分.档案人员应边干边学,从管理实践过程中掌握更多信息化专业知识,让档案信息化和学校信息化二者全面结合,以求同步发展.
学校在档案信息建设规划中需将档案工作纳入其中,档案部门也应积极参和学校信息化建设中去,妥善解决纸质和电子文件一致性等问题,因电子文件仅是一张光盘,档案信息资料的完整性从外观上无法准确看出,因此档案部门在档案管理过程中应认真核实无误后方能存档.档案的信息化管理要适应档案自身发展,需明白档案信息化建设并非简单通过计算机替代手工劳动,也并非将传统管理方式搬到网络管理上,而是完全借助现代化计算机信息技术,并采用各种先进管理理念,来不断改进管理模式.此属于高层次跨越,需管理人员不断学习更多新知识来充实自己,才能让档案管理工作更加规范化、信息化.
【参考文献】
[1]史颖杰.职业院校档案管理信息化改造的思考和对策[J].景德镇学院学报,2014（06）：64-65.
[2]王梅.高等职业院校档案信息化建设存在的问题和对策思考[J].职业技术,2010（12）：56.
[3]宋国艳.高职高专院校档案管理信息化建设存在的问题及对策[J].现代职业教育,2015（21）：78.
档案管理论文参考资料：
结论：职业院校档案管理信息化为关于档案管理方面的的相关大学硕士和相关本科毕业论文以及相关人才交流中心档案管理论文开题报告范文和职称论文写作参考文献资料下载。
