原创《电子文件归档和电子档案管理策略之》：此文是一篇档案管理论文范文,为你的毕业论文写作提供有价值的参考。
摘 要：电子文件的归档就是保存电子文件的价值,赋予电子文件档案身份的过程.电子文件的归档就是将具有一定档案价值的但在文件通过文件的方式,移交到电子文件的管理系统之中.电子文件管理责任也会随着电子档案管理而移交.加强对电子文件归档以及电子档案的管理,可以提升其工作质量和效果,为各项工作的开展提供有效的支持.
关键词：电子文件；归档；电子档案；管理；
在信息技术手段的广泛应用过程中,各种电子文件的种类日益增多,为电子文件进行归档形成电子档案,可以为企业的各项活动以及信息资产的记录和管理提供有效的参考.对此为了保障电子信息资源的安全性,推动信息化的继续发展,必须要按机器对电子文件的收集、积累以及归档处理,要对电子档案进行集中规范的管理,进而在根本上保障电子档案的真实性、稳定性以及可用性.
1 电子文件歸档和电子档案管理的特点
电子文件信息具有非人工识读性、系统依赖性的特征,且在信息和特定载体之间存在一定的可分离性以及易变性特征,不固定性的特征,这些特征都给电子文件的管理带来了一定的影响.而电子文件的归档处理,成为了电子档案,电子文件的这些特征也影响了电子档案的管理.
1.1电子档案以保存且容易查找
和传统类型的档案相对比来说,电子档案具有便于存储、检索快且可以实现多人阅读,便于携带的特征.可以通过计算机对电子文件进行直接的系统修改处理,进而提升工作质量以及办公效率,而信息化的管理也为提升了电子档案的传递速度和质量.电子档案对于一些特征存储设备的依赖以及变化快速的特征,也导致了电子档案存在各种危险隐患问题,电子档案容易修改且存储设备容易损坏.虽然电子档案转变了传统的的赣南存储载体,传播材料也呈现着无形化的特征,但是在网络环境中各种信息文件的传递以及存储会导致其受到各种病毒的影响,这样就会导致档案信息被改动.
1.2电子档案对于设备有着一定的依赖性
电子档案的传递主要就是依赖于电子设备以及网络环境,如果在没有电子设备以及网络的状态是无法实现电子档案的传递和查阅的.对此,必须要在特定的软件以及硬件设备之下才可以实现对对电子档案信息的传递、查阅以及应用的.如果缺少软件以及设备,就会导致电子档案丧失自己的价值和作用.
同时,电子档案还是存在着一定的危险问题,这些危险问题会导致电子档案失去价值,不利于电子档案的保护.
1.3 规范电子档案法律效力
现阶段,电子文件的归档管理工作处于起步过程,多数的企业并没有提升对电子档案以及文件的归档管理工作的重视,而目前电子文件的档案的管理还是存在容易做到篡改、容易感染等特点,导致缺乏辨别其法律意义.而要想制定完善的法律规定和条例,必须要通过各种信息资料对其进行认证.多数的企业在进行电子档案管理软件的设计过程中,会基于自己的实际需求以及行业特征开展,形成较为独特的的管理系统,这样就会导致其应用的标准不同,资源也无法实现共享,这样就给电子档案的管理工作带来了一定的影响.
2 电子文件的收集归档
2.1加强对电子文件归档工作的重视
必须要加强工作人员对电子档案的归档管理意识,要对其进行系统管理,构建基于档案室为核心、组织机构为基础保障以及相关部门为主要节点的档案管理系统,明确各个部门的责任和义务,保障其各项工作的上下联动.保障电子文件和纸质文件的安全性,对其进行系统的保密处理、归档处理,系统管理,合理利用.档案管理人员必须要加强对电子文件管理知识的学习,提升自身的专业性,通过和电子文件部门以及相关技术人员的联系,基于归档要求对其进行系统处理,基于业务协调以及归档的要求,加强指导,制定完善的档案管理归档要求,进而提升管理质量.
电子文件来源较为广泛,对此必须要加强对电子文件的归档处理,对其进行系统处理,构建科学的电子文件归档制度,明确具体的业务管理责任人,通过计算技术和信息管理人员、数据录入人员对其进行系统监督管理,将电子文件的归档工作和单位的归档制度进行系统的融合,制定明确的信息管理工作程序,对信息管理工作进行系统的布置、总结、检查以及考核,合理布置电子文件归档工作,对其进行系统分析,科学考核.
2.2加强对电子文件的收集和整理
要加强对电子文件的收集整理,加强电子档案管理控制,强化电子档案文件的收集.而电子文件的特征决定了电子文件收集和整理的方式,其具体的范围和普通类型的文件不同.对此,在一般状况之下是不保留草稿文件的,但是对于文件进行全文信息自动检索以经济对重要文件进行修改过程信息保留的时候,就要对草稿文件进行收集和整理.而对于一些正视作用或者辅助类型的电子文件,必须要收集整理各种纸质文件,构建一定的表示关系.对于无纸化系统的电子文件必须要制定严格的措施,通过文件的拷贝等方式避免在信息收集整理过程中出现电子文件信息丢失等问题.
同时,必须要制定完善的电子文件归档以及电子档案管理制度,落实具体的责任义务,加强对文件信息的收集,进而保障电子文件的系统性、真实性以及完整性.
3 合理利用电子档案
在网络化的背景之下,档案信息的查询以及利用方式得到了本质的变化,而档案管理人员必须要不断的提升自身的管理质量,合理的应用各种现代化的信息技术的手段.基于现代化档案管理的需求,加强对文书档案、照片档案以及会计档案的信息处理,进而避免认为因素对电子信息档案归档带来的不良影响,充分的凸显计算机管理的优势特征,进而提升档案管理的工作效率和质量.
加强档案管理的信息化建设和处理,创设良好的服务条件和质量,基于国家档案局颁布的各项固定和要求,制定电子档案管理制度,实现对档案信息的标准化以及统一化管理,通过档案管理系统和其他类型文件管理系统的紧密联系,实现信息数据共享,做到档案信息的网络化发展.而档案信息化就是今后发展的重要内容,可以为各项工作提供共享的信息数据,进而实现电子档案管理的规范化、高效化以及科学化发展.
4 强化人才培训,重视电子档案保管
电子文件主要就是在介质层上的信息进行记录,不会受到外界磁场信息的影响,也不会受到空气温度以及湿度等因素的影响.但是因为电子文件处于初步阶段,缺乏真正的、系统的保障系统,对此在长期的电子档案保持过程中必须要加强对原始信息的深入研究和分析.现阶段,对于电子档案的保持处理,就是通过定期的复制方式保障信息；也可以通过各种大数据以及云盘的方式对档案信息进行处理,但是必须要保障其不受到各种网络病毒以及 的侵蚀,进而保障其整体安全性.
而要想提升电子档案保管质量,必须要加强对工作人员的重视,要聘请专业的人员进行档案管理,加强档案管理人员的培训,提升其专业技能,强化计算机知识技能的培训,通过技术交流等方式不断的提升其综合素质能力,进而保障电子档案的有效保管和科学应用.
5 结束语
电子文件的归档工作是档案管理的重要内容,加强对电子文件以及电子档案管理工作的重视,可以提升企业的管理水平,保障信息资源以及资产的安全性,进而为企业的各项决策提供有效支持,推动企业的持续发展.
参考文献
[1]企业电子文件归档和电子档案管理试点项目通过国家档案局验收[J].浙江档案,2018（01）：10.
[2]徐伊莉.企业电子文件归档和电子档案管理[J].机电兵船档案,2017（05）：66-67.
[3]王宇.电子文件归档和电子档案管理[J].办公室业务,2017（19）：84.
[4]方嘉昕.基于电子文件的档案管理策略研究[J].机电兵船档案,2017（04）：22-26.
作者简介
刘玉（1984-）,女,汉族,助教,长春工业大学,本科.
档案管理论文参考资料：
结论：电子文件归档和电子档案管理策略之为关于对不知道怎么写档案管理论文范文课题研究的大学硕士、相关本科毕业论文人才交流中心档案管理论文开题报告范文和文献综述及职称论文的作为参考文献资料下载。
